Le spese di trasferta fanno sballare i conti aziendali: parola di CFO
Le aziende spendono troppo superando i limiti di spesa annuali. Almeno stando a sentire la stragrande maggioranza dei CFO. Lo rivela l'Osservatorio “The cost of doing nothing” di Sap Concur, organizzazione che ha portato la completa connessione delle varie modalità di spesa all'interno delle imprese di ogni dimensione. Secondo questa ricerca le aziende tendono a spendere oltre il 10% dei fondi annuali solo per finanziale le spese di trasferta dei propri dipendenti. L'81% dei CFO, la figura aziendale che gestisce le risorse finanziarie, rivela candidamente di imbattersi in ammanchi analizzando costi di viaggio e fatturazione dei dipendenti. Da questo emerge un'altra considerazione: due terzi dei CFO teme che proprio i dipendenti non rispettino le politiche aziendali sulle spese di trasferta mentre il 77% ammette difficoltà nel rintracciare in modo facile e veloce i dipendenti quando si trovano fuori sede in caso si presenti un'emergenza. Fatta questa premesse è quindi elementare comprendere come il 98% dei CFO vorrebbe arrivare ad un controllo totale sulla gestione delle spese per limitare i futuri danni ed eliminare i 4 rischi[1] di una gestione delle note spese non corretta. Il primo rischio è quello di un limitato controllo e scarsa visibilità dei costi[2]. «Aumento dei costi aziendali, perdita di tempo e produttività, errori di trascrizione e dimenticanze sono solo alcuni degli aspetti negativi che comporta la registrazione manuale delle note spese. Ciò si verifica soprattutto in occasione delle trasferte di lavoro: spesso, pensando di agevolare i processi, i dipendenti si organizzano da sé, rendendo invece più lungo e complesso l’iter burocratico che segue nel rimborso spese. Così facendo, l’amministrazione non è in grado di erogare la corretta somma di denaro secondo le esigenze». Il secondo punto fondamentale è quello della violazione delle normative e dell'arrivo di prevedibili sanzioni. «Stare al passo con i regolamenti normativi in continuo aggiornamento è un punto critico per ogni azienda che deve prestare attenzione a non commettere violazioni finanziarie e della privacy dei dipendenti. Quasi metà delle spese e delle fatture non vengono controllate per evitare inesattezze. Presumere, dunque, che le dichiarazioni di spese di trasferta aziendale siano corrette non è abbastanza: è necessario che l’azienda sviluppi un sistema di gestione solido delle note spese, evitando di incappare in multe e togliendo un considerevole peso burocratico dalle spalle dei dipendenti». C'è poi il rischio di abbandono del dipendente. «Quando un dipendente viaggia per lavoro, l’azienda ne è responsabile legale e, in quanto tale, è sua premura predire e ridurre i rischi legati alla trasferta. Spesso però, per comodità o rapidità nell’organizzazione del viaggio, i dipendenti sono soliti predisporre in autonomia la trasferta, creando così un grave danno all’azienda che non è in grado di monitorare gli spostamenti e le spese e di poter aiutare in caso di emergenza». Infine uno dei danni potenzialmente più pericolosi: la perdita di strategia e di valore competitivo. «Le tradizionali soluzioni di gestione di budget spesso mancano di quella flessibilità e semplicità di utilizzo necessarie a soddisfare i bisogni di un’azienda. Focalizzandosi sulla pianificazione annuale dei budget, le aziende dimenticano le voci extra rallentando così l’amministrazione che non ha a disposizione dati aggiornati per predisporre ulteriori piani finanziari. La consuetudine di affidare la gestione delle analisi delle note spesa a gruppi differenti di operatori è inefficiente se si vuole una collaborazione e un’implementazione dei dati finanziari su molteplici fronti. Ottimizzare i budget da destinare a ogni settore o dipendente è dunque un bisogno che accomuna le necessità di dirigenti e dipendenti: il 95% dei CFO considera le soluzioni cloud estremamente importanti per le performance finanziarie dell’azienda.»
